[일잘러를 위한 이메일 가이드 101] 커뮤니케이션에 능한 직장인이 되고 싶다면

직장인들에게 필요한 능력 중 하나는 바로 커뮤니케이션 능력이다. 커뮤니케이션에 능하다는 건 어떤 걸 보고 하는 말일까. 서로 센스 있게, 매너 있게 대하라는 뜻일까? 

 

 

직장인들에게 필요한 커뮤니케이션 능력이란, 업무 진행에 필요한 중요한 의사 결정을 하기에 앞서 명확하고 신속하게 당사자들과 의견을 주고 받는 것을 의미한다.

 

그러기 위해서 다음의 세 가지를 염두에 두면 도움이 된다.

 

첫째, 실제로 일을 해야하는 담당자와 일의 흐름을 알고 있어야 하는 관련자를 구분할 것.

둘째, 알리고 싶은 내용은 간단명료하면서도 구체적으로 정리할 것.

셋째, 상대방이 내 의견을 듣고 나서 어떤 액션을 취하면 좋을지 제안하여 명료하게 정리해 줄 것

 

직장에서 중요한 커뮤니케이션은 주로 전화보다는 이메일로 이루어진다는 사실로 미루어 봤을 때, 커뮤니케이션에 능한 직장인이 되려면 [일잘러를 위한 이메일 가이드 101]은 신입 사원 또는, 이메일을 주로 활용하는 많은 직장인들에게 좋은 가이드가 되어 줄 것이다. 

 

 

[일잘러를 위한 이메일 가이드 101]

지은이 : 조성도 /출판사 : 퍼블리

 

 

책의 구성은 위와 같이 '산만한 대화보다 차분한 이메일이 낫다'와 같은 소제목에 간략한 본문 내용이 1페이지에서 2페이지 정도 딸려 있다. 주제별로 101가지의 소제목이 수록되어 있다. 

 

각 소제목은 직장에서 '이메일'이 가지는 중요한 의미를 짚고 넘어가는 것에서부터 시작해서, 지혜롭게 이메일 계정 관리하기, 이메일 작성법, 첨부파일 관리법, 이메일 마케팅 사례, 직업별 이메일 사용법, 체크리스트,  이메일 용어 사전 등의 내용을 담고 있다. 처음부터 끝까지 찬찬히 읽어 보아도 좋고, 필요한 부분만 골라 읽어도 무방한 책이다.

 

나는 이 책을 처음부터 끝까지 정독했다. 최근에 한 경험 때문이었는데, 나는 얼마 전 홍보대행사에 AE로 취업했다가 얼마 못가 그만두고 말았다. 직장까지 거리가 너무 멀었던 것이 주된 이유였지만, 그 외에도 여러 가지 어려움은 있었다. 그중에서 '이메일' 사용에 서툰 점도 한 몫 했다.

 

언론 홍보 쪽 일을 하려면 기자들과 이메일로 소통하는 것이 필수다. 나 역시 출근해서 회사 계정을 만들고, 아웃룩에 이메일을 연동해야 했는데 그 과정부터 험난했다. 오랜만에 아웃룩에 회사 계정을 연동하려니 사소한 설정으로 인해 오류가 생겼고, 나는 구글링에도 나오지 않는 오류를 해결하는 데 꼬박 하루를 썼다. (이메일 설정에서 '외부 연동을 제한한다'는 내용에 체크박스를 해제하니 그 오류는 해결됐다.)

 

소프트웨어를 사용하는 데 둔한 건 둘째 치고, 오랜만에 듣는 이메일 용어들도 낯설었다. 나 일할 때만 해도(거의 10년 전;;) 이메일 용어를 써가며 일한 적은 없었는데 새로운 곳에서는 이메일 용어도 자주 들려왔다. 예를 들면 이런 식이다.

 

"대리님, 클라이언트 관련 히스토리는 제가 포워딩해드린 메일 스레드 참고 부탁드려요"

"아, 그 내용은 클라이언트에게 부탁받은 부분이에요. 메일 바디 상단에 내용 집어넣어서 좀 더 강조해 주세요"

 

그 말을 듣고 이해하는데 1분 정도 생각해봐야 했다. 특히 '스레드'는 처음 듣는 말이라 대강 눈치껏 알아 들었지만, 정확한 의미가 궁금해졌다. 그러다가 만난 책이 이 책이다. 그래서인지 행여 하나라도 놓칠세라 정독할 수밖에 없었다. 

 

정독하면서 다시 보고 싶은 유용한 소제목 번호를 따로 메모해 두었다. 개인적으로 앞으로 다시 보고 싶어 질 때 들춰보고 싶은 소제목 번호들을 기록 삼아 여기 남겨 둔다.

 

[10/ 12/ 19/ 21/ 24/ 25/ 26/ 27/ 28/ 30/ 33/ 41/ 42/ 47/ 48/ 57/ 60/ 62/ 66/ 67/ 73/ 74/ 76/ 83/ 88/ 93]

 

아래는 [일잘러를 위한 이메일 가이드 101]에서 배운 내용들을 간략히 정리한 것이다.

 

■이메일 계정, 센스 있게 만들기

 

이메일 주소는 웬만하면 본인의 정체성이 가장 잘 드러나도록 한다. 따라서 이메일 아이디를 만들 때는 최대한 본인의 본명을 활용해 이름이 즉각 연상되는 ID로 정하는 것을 권장한다. 닉네임이 이름만큼이나 잘 알려져 있다면 닉네임 또는 이니셜을 사용해도 무방하다.

 

이때, 자신의 생일과 같은 숫자를 이름 뒤에 넣는 경우도 있는데 이는 별로 바람직하지 않은 방법이다. 생일은 개인정보이기도 하고, 다른 사람들에게 이유 없이 자신의 생일을 노출할 필요가 없기 때문이다.

 

만약 자신의 이름이 중복되어 쓸 수 없는 경우라면, 자신의 전문성을 드러내는 단어와 조합하는 것을 추천한다.

 

■스레드 보기란?

 

이메일 서비스 가입을 할 때 우선 고려해야 할 부분은 바로 '스레드 보기'가 지원되느냐 하는 것이다.

 

스레드 보기란, 대화형 보기라고도 한다. 이는 주고받은 이메일이 대화식으로 연결되어 나타나는 보기 방식을 의미한다.

 

예를 들어 'ABC 초콜릿 100 봉지 발주 요청의 건'이라는 제목의 이메일을 상대방과 3-4차례 답장을 주고받으며 이메일을 주고받았다면, 답장이 오간 내용이 하나의 제목으로 묶인다. 알고 싶은 제목을 클릭하면, 한꺼번에 일이 진행된 과정을 확인할 수 있어서 업무 효율을 높이는 데 큰 도움이 된다. 

 

■이메일 서명, 직접 만들기 어렵다면 생성기를 활용해보자

 

이메일 본문 하단에 이름, 회사, 직책, 연락처 정보 등을 자동으로 표시하는 것을 서명이라고 한다.

 

회사에서 공통적으로 사용할 서명이 필요하거나, 일일이 서명을 작성하기 어렵다면 생성기의 도움을 받으면 편리하다.

 

서명 생성기는 책에서 5가지를 추천하고 있다.

 

1. 시그너처 : 가장 빠르고 간단하게 이메일 서명을 생성해준다.

2. 허브스폿 이메일 시그너처 템플릿 제너레이터 : 클릭을 유도하는 CTA버튼과 마케팅 인증서를 서명에 추가할 수 있다.

3. 와이즈스탬프 : 내 블로그나 유튜브 채널의 최신 글이나 동영상을 자동으로 불러와 서명에 삽입할 수 있는 'Dynamic' 기능이 있다.

4. 마이시그너처 : 페이스북, 링크드인의 프로필 정보로 서명을 생성해준다.

5. 블레이드 : 크롬 브라우저에서 제공하는 확장 기능이다. 지메일을 이용할 때, 원하는 서명을 선택해 사용할 수 있다.

 

■이메일 작성 요령

 

1. 하나의 이메일 제목에는 주제도 하나를 담는다.

하나의 메일 제목에 너무 여러 가지 요청 사항이나 주제를 담는 것을 피하자.

 

2. 이메일 제목은 나중에 '검색'의 편의를 위한 데 기준을 두고 작성해야 한다.

'안녕하세요! ㅇㅇㅇ입니다~'와 같은 이메일 제목은 잘못된 이메일 제목이다. 이메일 제목에는 말머리를 적절히 활용하는 것이 좋다. [상품 또는 업체명], 주제, 날짜와 같은 형식을 권장한다.

예) [이마트 트레이더스] 9월 1차 장보기 견적 리스트 - 2022.8.25 

 

3. 메일 바디에는 자신이 요구하는 바를 간결하고 명확하게 작성한다.

 

이메일 본문의 기본 구조는 다음과 같다.

인사말

전달할 내용

상대방이 취해야 할 행동

맺음말 또는 서명

 

예) 주말 워크숍 참석자 명단을 작성 중이라는 안내 메일을 바디에 설명하고 있다면, 이메일 말미에는 '00일 00시까지 회의에 참석을 희망하는 사람은 회신을 부탁드립니다.'와 같은 내용으로 마무리 짓기

 

■받는 사람(TO), 참조(CC), 숨은 참조(BCC)를 구분해서 활용하기

 

1. TO 이메일에서 받는 사람 : 이메일을 읽고 반드시 행동을 취해야 하는 사람

 

2. CC 이메일에서 참조된 사람 : 이메일에 적힌 내용대로 바로 액션을 취할 의무는 없지만, 이메일로 내용이 오고 가면서 달라지는 상황을 모두 파악하고 있어야 하는 사람들이 주로 참조(CC)된다. 주로 직속 상사나, 협업 관계에 있는 팀원이 참조에 걸리곤 한다. 메일 내용에 참조된 사람들이 왜 참조되어있는지 간략히 설명을 달아 놓는 것도 좋다. 

이때는, 답장할 때도 '전체 답장'을 해야 CC에 걸린 수신자들이 답장할 때 누락되지 않고 자동으로 포함된다. 

 

3. BCC 참조된 사람이지만 이메일이 드러나지 않는 경우 : 받는 사람과, 참조된 사람은 숨은 참조된 사람이 이메일을 함께 받았는지 알 수 없다. 숨은 참조는 보통 보도자료를 배포할 때 많이 활용된다고 한다.

 

이메일을 여러 명의 기자에게 보내야 할 때, 기자의 이메일 주소를 숨은 참조(BCC)로 걸면 기자들 각각의 이메일 주소를 불필요하게 공개할 필요가 없다.

 

그밖에 다른 업체의 이메일 주소를 공개하지 않으면서 동시에 여러 곳에 견적을 의뢰할 때도 유용하다. 이러한 경우, 받는 사람에 본인의 이메일 주소를 입력하고, 숨은 참조에 숨기고 싶은 다수의 이메일 주소를 입력하면 된다.

 

■ 대용량 첨부파일 쉽게 보내기 

 

1. 일반적인 경우

센드애니웨어(Send Anywhere)와 같은 파일 전송 도구의 도움을 받을 수 있다. 센드애니웨어에 업로드한 다음, 다운로드 링크를 이메일에 삽입하면 업로드 용량에 제한 없이 대용량 파일을 공유할 수 있다. 한 번 업로드하면 7일 간만 다운로드가 유효하다.

 

2. 공공 기관이나 대기업처럼 해외 클라우드 스토리지에 대한 보안이 삼엄한 기관에 파일 전송하기

첨부 파일을 다운로드할 직원이 공공기관 직원이라면 사람들이 많이 사용하는 구글 드라이브에서 전송한 파일을 다운로드하지 못할 가능성이 크다. 해외 클라우드 스토리지에 대한 접근 권한이 막혀있기 때문이다. 센드 애니웨어 역시 막아놓았을 가능성이 많다.

 

이 때는, 네이버나 다음에서 제공하는 대용량 첨부파일 보내기 기능을 활용해야 한다.

내게(이메일) 쓰기 기능으로 파일 첨부해 보내기--> '내게 쓴 메일함'에서 해당 이메일 열기 --> 첨부한 파일명에 마우스를 대고 우클릭 --> '링크 주소 복사' 후 상대방에게 이메일 쓸 때 붙여 넣기 한다.

 

■이메일 발송 전, 체크리스트 - p.370

• 받는 사람, 참조, 숨은 참조를 제대로 적었는가?
• 제목이 내용을 잘 드러내는가?
• 내용 중 여러 주제가 들어 있지 않은가?
• 내용 중 애매모호한 표현은 없는가?
• 파일을 첨부했는가?
• 오타, 비문, 틀린 맞춤법은 없는가?(한국어 맞춤법 문법 검사기 이용)
• 수신자가 해야 할 행동과 마감 시한 등을 명확히 제시했는가?
• 이메일을 보내기에 적당한 시간인가?

  

이 포스팅에 소개된 모든 내용은 [일잘러를 위한 이메일 가이드 101]을 참고해 요약한 것이다. 여기에 소개된 내용들은 극히 일부의 내용일 뿐이다. 101가지나 되는 유용한 경험담과, 전문적인 정보들이 수록되어 있어서 직장인들이 읽어보면 좋을 것 같다.